Déclarer soi-même son aide ménagère – et enfin tout comprendre
Un guide conçu pour cliquer pas à pas : avancer et revenir en arrière, une checklist par étape, adapté à votre canton, avec estimation du temps et documents nécessaires. Il explique les concepts et les étapes – vous pourrez ensuite le faire vous-même, avec ou sans Clino.
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Départ⏱ 2 min
Comment fonctionne ce guide
Engager une femme de ménage, une nounou, un·e jardinier·ère ou une garde pour son propre ménage fait de vous un·e employeur·euse. La Suisse prend cela au sérieux : vous devez déclarer l'emploi, payer les cotisations sociales et décompter le salaire une fois par an. Cela paraît beaucoup – mais c'est la même poignée d'étapes qui se répète. La procédure simplifiée existe précisément pour cela : pour que les ménages privés y arrivent sans fiduciaire.
Ce que vous faites
1Mise en place – les choses ponctuelles au moment de l'embauche (éligibilité, inscription, contrat, assurance).
2Chaque mois – le court cycle récurrent : heures → salaire → déductions → fiche de salaire.
3Chaque janvier – la déclaration annuelle des salaires et le certificat de salaire pour la personne employée.
☑ Checklist
J'ai sélectionné mon canton en haut
Je comprends les trois parcours : Mise en place → Mensuel → Janvier
Astuce : utilisez ← et → pour naviguer entre les étapes.
Fiche de révision
Les 17 étapes en un coup d'œil
Le même guide, mais tout d'un coup — à parcourir, à imprimer, à partager. Chaque étape a sa propre adresse : vous pouvez donc renvoyer quelqu'un vers une étape précise.
Engager une femme de ménage, une nounou, un·e jardinier·ère ou une garde pour son propre ménage fait de vous un·e employeur·euse. La Suisse prend cela au sérieux : vous devez déclarer l'emploi, payer les cotisations sociales et décompter le salaire une fois par an. Cela paraît beaucoup – mais c'est la même poignée d'étapes qui se répète. La procédure simplifiée existe précisément pour cela : pour que les ménages privés y arrivent sans fiduciaire.
–Mise en place – les choses ponctuelles au moment de l'embauche (éligibilité, inscription, contrat, assurance).
–Chaque mois – le court cycle récurrent : heures → salaire → déductions → fiche de salaire.
–Chaque janvier – la déclaration annuelle des salaires et le certificat de salaire pour la personne employée.
☐ J'ai sélectionné mon canton en haut
☐ Je comprends les trois parcours : Mise en place → Mensuel → Janvier
La procédure de décompte simplifiée permet aux ménages privés de décompter toutes les cotisations sociales et un impôt forfaitaire via la caisse de compensation au moyen d'une seule déclaration annuelle – pas de déclaration d'impôt séparée pour ce salaire, pas de paperasse administrative mensuelle. C'est presque sûrement la voie que vous voulez. Elle a toutefois des limites.
–Chaque personne employée gagne ≤ CHF 22’680 par an, et
–le total de votre ménage est ≤ CHF 60’480 par an, et
–vous êtes une personne privée et employez pour votre propre ménage.
☐ Je connais la limite par personne (≤ CHF 22’680) et par ménage (≤ CHF 60’480)
☐ J'ai décidé si la procédure simplifiée me convient
☐ Je comprends : la procédure ne change pas CE que je dois, seulement la façon dont c'est décompté
La caisse de compensation (AK) est votre interlocuteur unique pour l'ensemble : inscription, cotisations, déclaration annuelle et impôt forfaitaire. Compétente est la caisse du canton dans lequel vous (l'employeur·euse) habitez – pas là où habite la personne employée.
–Ouvrez la page de votre caisse consacrée à la procédure simplifiée pour les ménages privés (encadré ci-dessous).
–Notez l'accès au portail (ou le formulaire papier) et le contact.
–Clarifiez les questions ouvertes directement par téléphone – la caisse a l'habitude d'aider les ménages privés.
☐ J'ai identifié la caisse du canton dans lequel j'habite
☐ J'ai trouvé la page sur la procédure simplifiée / le personnel de maison
☐ J'ai créé l'accès au portail OU trouvé le formulaire d'inscription papier
Avant de pouvoir déclarer l'emploi, vous avez besoin de quelques informations sur la personne. En les rassemblant à l'avance, vous évitez la cause la plus fréquente de refus d'inscription : un numéro AVS erroné ou manquant.
–Nom complet et date de naissance.
–Numéro AVS (le 756.xxxx.xxxx.xx à 13 chiffres figurant sur le certificat d'assurance).
–Adresse de domicile en Suisse et autorisation de séjour/de travail (B, C, …) pour les non-Suisses.
–Coordonnées bancaires (IBAN) pour le versement du salaire.
☐ J'ai le nom et la date de naissance
☐ J'ai le numéro AVS (ou noté qu'il faut en faire établir un)
Même quelques heures par semaine constituent un véritable rapport de travail. Vous n'avez pas besoin d'un contrat compliqué, mais vous devez convenir et coucher par écrit les points essentiels. La Suisse fixe des minima (le CTT, contrat-type de travail de l'économie domestique) que vous ne pouvez pas sous-enchérir.
–Salaire horaire – au moins au minimum légal (voir le tableau).
–Heures / taux d'occupation – fixe ou sur appel, et environ combien par semaine.
–Vacances – au moins 4 semaines (5 en dessous de 20 / au-dessus de 50 ans). Au salaire horaire, le plus souvent sous forme de supplément de vacances.
–Délai de congé, date de début et maintien du salaire en cas de maladie.
☐ Nous avons convenu d'un salaire horaire égal ou supérieur au minimum
☐ Nous avons convenu des heures, des vacances et du délai de congé
☐ J'ai couché les conditions par écrit, chacun en a une copie
☐ Je sais comment les vacances sont gérées (supplément vs congé payé)
C'est le cœur juridique : vous devez déclarer l'emploi dans les 30 jours suivant le début du travail. Vous êtes ainsi dans le système et la caisse connaît le salaire attendu.
–Connectez-vous au portail de votre caisse (ou remplissez le formulaire papier).
–Saisissez vos données, celles de la personne employée, la date de début et le salaire annuel attendu.
–Choisissez la procédure simplifiée, si vous y avez droit.
–Envoyez et conservez la confirmation / le numéro d'affiliation.
☐ J'ai déclaré dans les 30 jours suivant la date de début
☐ J'ai choisi la procédure simplifiée (si j'y ai droit)
☐ J'ai enregistré la confirmation et le numéro d'affiliation
☐ J'ai inscrit le délai d'inscription dans le calendrier pour la prochaine fois
Deux assurances se situent en dehors du paquet AVS et sont souvent oubliées : l'assurance-accidents (LAA), obligatoire pour toute personne employée, et la prévoyance professionnelle (LPP), qui ne s'applique qu'à partir d'un seuil de salaire que la plupart des emplois domestiques n'atteignent jamais.
–L'accident professionnel (AP) doit être couvert – c'est 0.505%, que vous payez en tant qu'employeur·euse.
–Si la personne travaille 8 h/semaine et plus, elle a aussi besoin de l'accident non professionnel (ANP) – 1.432%, déduit chez elle.
–Pour les ménages, cela s'organise souvent via une solution comme VAVplus – disponible dans toute la Suisse.
–LPP uniquement si le salaire annuel que vous versez atteint CHF 22’680 – le plus souvent pas le cas.
☐ J'ai organisé la couverture obligatoire accident professionnel (LAA/AP)
☐ J'ai vérifié si l'ANP est nécessaire (8 h/semaine et plus)
☐ J'ai vérifié si le salaire atteint le seuil LPP (CHF 22’680)
☐ Je sais quelle cotisation vient de moi vs de la personne employée
Avant le premier jour de paie : clarifiez les déductions. Certaines sont prélevées sur le salaire de la personne employée, d'autres viennent de vous par-dessus. Dans la procédure simplifiée, la caisse vous facture tout une fois par an – mais vous déduisez tout de même la part de la personne chaque mois.
☐ Je sais quelles déductions sont prélevées sur le salaire de la personne employée
☐ Je sais quelles cotisations je paie par-dessus en tant qu'employeur·euse
☐ J'ai budgété le supplément employeur, pas seulement le salaire
☐ Je comprends que la caisse décompte le total une fois par an
Le cycle mensuel commence par une saisie honnête et simple des heures. Que ce soit fixe ou sur appel – notez ce qui a réellement été travaillé. C'est la base du salaire et de la déclaration annuelle.
–Notez les jours et heures de ce mois.
–Notez les vacances prises ou les absences.
–Conservez le tout à un endroit stable (carnet, tableur, application de notes).
Le brut correspond aux heures × salaire horaire, plus le supplément de vacances si vous gérez les vacances sous forme de supplément (l'usage au salaire horaire dans le ménage).
–Brut = heures × salaire horaire.
–Plus le supplément de vacances (p. ex. 8.33% pour 4 semaines), s'il est payé comme supplément.
☐ J'ai calculé heures × salaire horaire
☐ J'ai ajouté le supplément de vacances (si payé comme supplément)
Du brut, vous déduisez la part de la personne employée : sa moitié d'AVS/AI/APG + AC, l'impôt forfaitaire de 5%, et l'ANP dès 8 h/semaine. Ce qui reste est le net – le montant qu'elle reçoit.
–Part employé·e AVS/AI/APG – 5.3%.
–Part employé·e AC – 1.1%.
–Impôt forfaitaire – 5%.
–ANP (uniquement dès 8 h/semaine) – 1.432%.
☐ J'ai déduit l'AVS/AI/APG + AC de la personne employée
Versez le montant net et remettez une simple fiche de salaire indiquant le brut, chaque déduction et le net. La personne employée a le droit de voir comment le net a été obtenu.
–Virez le salaire net sur l'IBAN (ou payez en espèces avec une quittance signée).
–Remettez un décompte indiquant brut → déductions → net.
–Conservez votre propre copie.
☐ J'ai versé le salaire net
☐ J'ai remis une fiche de salaire (brut, déductions, net)
Dans la procédure simplifiée, la caisse ne vous facture qu'une fois par an. Pratique – mais un montant global arrive au début de l'année suivante. Astuce : mettez de côté chaque mois la part déduite de la personne et votre part employeur, pour que la facture de janvier ne soit pas un choc.
–Chaque mois, transférez l'argent des cotisations (part de la personne + votre part, ensemble grosso modo 20 % et plus du brut) sur un pot séparé.
☐ J'ai mis de côté l'argent des cotisations de ce mois
☐ Je suis le total courant que je dois à la caisse
Dès que l'année est terminée, vous additionnez les salaires bruts que vous avez versés à chaque personne sur toute l'année. Ce seul chiffre détermine la déclaration annuelle.
–Additionnez chaque montant brut mensuel par personne.
–Recoupez avec le journal des heures et les décomptes.
–Confirmez : chaque personne est restée ≤ CHF 22’680 et le ménage ≤ CHF 60’480.
☐ J'ai additionné le salaire brut annuel par personne
☐ J'ai recoupé avec les décomptes/heures
☐ J'ai confirmé que le salaire est resté dans les limites
La déclaration annuelle des salaires est le cœur de la clôture annuelle. Vous communiquez à votre caisse le salaire brut annuel par personne. Dans la procédure simplifiée, c'est la seule annonce régulière aux autorités.
–Connectez-vous au portail de la caisse (ou remplissez le formulaire papier annuel).
–Saisissez le salaire brut annuel par personne.
–Déposez avant le délai (typiquement fin janvier).
Après la déclaration, la caisse vous envoie une facture des cotisations annuelles – tout : AVS/AI/APG, AC, CAF, frais administratifs, l'impôt forfaitaire et (si organisée via elle) la couverture accidents. Vous payez ; la caisse reverse l'impôt à l'autorité pour vous.
–Recoupez la facture avec votre pot de cotisations.
–Payez dans les délais.
–Classez le décompte – c'est votre preuve que tout est réglé.
☐ J'ai recoupé la facture de la caisse avec mes relevés
Votre personne employée a besoin d'un certificat de salaire pour sa propre déclaration d'impôt. Dans la procédure simplifiée, la confirmation de la caisse sert souvent à cet usage – mais assurez-vous que la personne reçoive une preuve écrite claire du salaire brut annuel et des déductions.
–Remettez à la personne un certificat indiquant le salaire brut annuel et les déductions.
–Joignez une confirmation de la caisse attestant du décompte simplifié, si vous en avez une.
☐ J'ai remis le certificat de salaire annuel
☐ J'ai transmis une éventuelle confirmation de la caisse
Bouclez la boucle pour que l'année prochaine se déroule automatiquement. Deux choses comptent : les délais récurrents et la conservation.
–30 jours après chaque nouvel engagement – déclarer.
–Fin janvier – déposer la déclaration annuelle des salaires.
–Chaque mois – saisir les heures, payer, mettre les cotisations de côté.
☐ J'ai inscrit le délai de fin janvier dans le calendrier
☐ Je connais la règle des 30 jours pour les futurs engagements
☐ Je conserve tous les documents pendant 10 ans
Franchement
Pourquoi une entreprise vous montre comment vous passer d'elle
Ce guide a d'abord été écrit pour nous. Pour pouvoir construire Clino, il a fallu comprendre chaque règle : quelle caisse de compensation est compétente, où se situent les limites de la procédure simplifiée, à qui appartient chaque déduction, quel délai tombe en janvier. Le résultat est ensuite resté des mois sous forme de notes de travail, pour nous seuls.
Nous le publions parce que ce savoir ne devrait appartenir à personne. Quand on emploie une femme de ménage, une nounou ou une auxiliaire de vie, on ne devrait pas avoir à payer simplement pour comprendre ce que l'on attend de nous. Si vous faites ensuite tout vous-même, le guide a rempli exactement son rôle.
Clino ne vous vend pas le savoir, mais le travail : la fiche de paie mensuelle, l'assurance, la déclaration annuelle. Si vous préférez vous en occuper vous-même, faites-le ici vous-même. Les deux se valent.
À qui cela s'adresse
Ménages avant leur premier engagement
Vous voyez tout l'ordre des opérations avant de signer quoi que ce soit.
Ménages déjà déclarés
Comme contrôle : manque-t-il une assurance, une fiche de paie, un délai ?
Les employées elles-mêmes
Pour vérifier ce que votre employeur vous doit : contrat, AVS, LAA, certificat de salaire.
Professionnels avec des cas rares
Fiduciaires, services d'aide à domicile, agences de relocation, permanences juridiques : l'emploi domestique est un cas de niche que l'on croise une ou deux fois par an. Tout le déroulé est ici, au même endroit.
Partage vivement encouragé
Aucune inscription, aucun paywall, aucune adresse e-mail. Copiez le lien, transmettez-le, publiez-le dans un forum ou un groupe de parents. S'il évite à quelqu'un un appel à sa caisse de compensation, il aura servi.
Tous les montants et taux de ce guide proviennent des mêmes données que les calculateurs Clino et sont tenus à jour par canton. Il explique les règles, mais ne remplace ni un conseil juridique ni une réponse contraignante de votre caisse de compensation.
Questions fréquentes
Puis-je vraiment déclarer moi-même une aide ménagère – sans fiduciaire ?▾
Oui. C'est précisément à cela que sert la procédure simplifiée. Vous déclarez l'emploi auprès de votre caisse de compensation cantonale, déduisez les cotisations chaque mois et déposez une déclaration annuelle des salaires une fois par an. Ce guide vous accompagne à chaque étape.
Combien cela me coûte-t-il en tant qu'employeur·euse, en plus du salaire ?▾
Prévoyez sensiblement plus que le salaire brut. Votre part employeur (AVS/AI/APG et AC) plus la CAF, l'accident professionnel et les frais administratifs représentent grosso modo 12–18 % en plus, selon le canton. Le décompte exact de votre caisse fait foi.
Combien de temps ai-je pour déclarer l'emploi ?▾
Dans les 30 jours suivant le premier jour de travail. Une inscription tardive peut entraîner des rappels de paiement – déclarez d'abord et affinez les détails ensuite.
Que se passe-t-il en janvier ?▾
Vous additionnez les salaires bruts annuels, déposez la déclaration annuelle des salaires auprès de la caisse (généralement d'ici fin janvier), réglez la facture finale et remettez à la personne employée son certificat de salaire.
Et si je préfère ne pas le faire moi-même ?▾
Clino prend en charge l'inscription, la fiche de salaire, l'assurance et la déclaration annuelle pour CHF 19.90/mois, 30 jours gratuits. Vous pouvez tout de même utiliser ce guide pour comprendre ce qui se passe en coulisses.
