Déclaration de protection des données

1. Organe responsable

Le responsable du traitement des données est :
Salvador Jovells
Loogartenstrasse 17
8048 Zürich, Schweiz
E-Mail: datenschutz@clino.ch

2. Données collectées

Dans le cadre de la fourniture de nos services, nous traitons les données personnelles suivantes :

Données de l'employeur

• Nom, adresse, code postal, localité, canton
• Adresse e-mail, numéro de téléphone
• Données de paiement (pour le traitement des paiements via Stripe)

Données de l'employé

• Nom, date de naissance, nationalité
• Permis de séjour (type B, C, L, etc.)
• Numéro AVS (numéro d'identification personnel dont l'utilisation systématique est limitée par la loi, art. 153b ss LAVS ; nous le traitons comme une donnée personnelle particulièrement sensible)
• Salaire horaire, jours de travail, droit aux vacances
• IBAN pour le versement du salaire, si vous le saisissez ou si la personne employée l'enregistre dans son accès Clino (enregistré chiffré ; affiché en entier uniquement aux ménages pour lesquels elle travaille)
• Langue

Données salariales

• Salaire brut/net, cotisations sociales (AVS, AC, LAA, impôt à la source)
• Heures de travail par mois
• Indemnité de vacances, cotisations patronales
• Frais avancés par la personne employée pour le ménage (montant, date, type, note) et photos ou PDF du ticket téléversés librement ; les photos sont réenregistrées sans données de localisation avant l'envoi et montrées uniquement aux deux parties au contrat

3. Rôles : données de l'employeur et de l'employé

Pour les données personnelles des travailleurs, c'est l'employeur concerné qui est le responsable du traitement au sens du droit de la protection des données. Clino traite ces données en tant que sous-traitant au sens de l'art. 9 LPD, exclusivement sur instruction de l'employeur et aux fins de la fourniture du Service. L'employeur est tenu d'informer les travailleurs du traitement de leurs données. Pour les données des employeurs eux-mêmes et des visiteurs du site, Clino est le responsable du traitement.

4. Finalité du traitement

• Calcul des fiches de salaire et des cotisations sociales
• Création de contrats de travail, fiches de salaire et aperçus annuels (PDF)
• Création d'aides à l'inscription AVS pour les caisses de compensation cantonales
• Gestion de l'abonnement et du paiement
• Amélioration du service et correction de bugs

5. Base juridique

Le traitement repose sur :

• Exécution du contrat (art. 31 al. 2 let. a LPD). Pour la fourniture du service convenu à l'employeur
• Obligations légales de l'employeur : les données des travailleurs, y compris le numéro AVS, sont traitées pour l'exécution du contrat de travail et des obligations légales de l'employeur (LAVS, LAA, CO), et non sur la base du consentement du travailleur
• Obligation légale : obligations de conservation selon CO art. 957–958f et LIFD art. 126 (10 ans pour les documents commerciaux et salariaux)
• Intérêt privé prépondérant (art. 31 al. 1 LPD). Pour l'analyse web, la mesure publicitaire et l'amélioration de l'offre (voir chiffre 11)

6. Traitement des numéros AVS

Le numéro AVS est un numéro d'identification personnel dont l'utilisation systématique est limitée par la loi (art. 153b ss LAVS). Nous le traitons comme une donnée personnelle particulièrement sensible et prenons les mesures suivantes :

• Chiffrement lors du stockage dans la base de données (chiffrement au niveau du champ)
• Affichage masqué dans l'interface utilisateur (seuls les derniers chiffres sont visibles)
• Contrôle d'accès : seul l'employeur concerné peut consulter les numéros AVS de ses employés
• Aucune transmission à des tiers, sauf aux autorités compétentes (caisse de compensation) sur instruction de l'employeur
• Transmission exclusivement par connexions chiffrées (TLS)

7. Conservation et suppression

Les données salariales sont conservées pendant 10 ans conformément aux obligations légales de conservation (CO art. 957–958f et LIFD art. 126). À l’expiration du délai de conservation, les données sont supprimées. Les données du compte (login) sont supprimées à la résiliation et après l’expiration du délai de conservation des données salariales.

8. Sous-traitants

Nous faisons appel aux prestataires suivants :

• Supabase Inc., hébergement de la base de données (région : Zurich, Suisse)
• Vercel Inc.: hébergement web et génération PDF côté serveur (UE/USA)
• Stripe Payments Europe Ltd.: traitement des paiements (Irlande ; certifié PCI DSS)
• Resend Inc. : e-mails transactionnels (USA). Sont transmis les adresses e-mail, les noms ainsi que, à l'initiative de l'utilisateur, les fiches de salaire en pièce jointe PDF. Aucun numéro AVS.
• Google Ireland Ltd.: analyse web et publicité (Irlande/USA ; voir chiffre 11)
• Cloudflare Inc. : diffusion de contenu et protection DDoS (USA/mondial). Traite les adresses IP et les données de connexion en transit
• DeepL SE: traduction automatique des saisies de l'utilisateur dans l'outil CV (Cologne, UE)
• Microsoft Ireland Operations Ltd. : enregistrements de session et cartes de chaleur via Microsoft Clarity (Irlande/USA ; voir chiffre 11)

Des contrats de sous-traitance conformes aux exigences de la nLPD ont été ou seront conclus avec tous les sous-traitants.

9. Transfert de données à l'étranger

Lorsque des données sont transférées à des prestataires établis hors de Suisse. Notamment aux États-Unis et dans l'UE/en Irlande. , nous garantissons une protection adéquate des données par des garanties appropriées au sens des art. 16 ss LPD (clauses contractuelles types, niveau de protection adéquat selon la liste des pays du PFPDT).

10. Vos droits

En vertu de la nLPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès (art. 25 nLPD). Vous pouvez demander des informations sur vos données enregistrées
• Droit de rectification (art. 32 al. 1 nLPD). Vous pouvez demander la rectification de données inexactes
• Droit à l'effacement (art. 32 al. 2 let. c nLPD). Vous pouvez demander l'effacement de vos données, sous réserve d'obligations légales de conservation
• Portabilité des données (art. 28 nLPD). Vous pouvez demander vos données dans un format électronique courant
• Droit d'opposition (art. 30 ss LPD). Vous pouvez vous opposer à tout moment à un traitement déterminé, en particulier au traitement à des fins d'analyse et de publicité

Pour exercer vos droits, contactez-nous à datenschutz@clino.ch.

11. Cookies, analyse et publicité

Nous utilisons Google Analytics 4 et le suivi des conversions Google Ads (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande). Des cookies sont alors déposés, qui permettent une analyse de l'utilisation de notre site. L'adresse IP est anonymisée.

Pour les événements de conversion critiques (inscription réussie, abonnement), nous transmettons en outre côté serveur des signaux pseudonymisés (ID employeur, montant de la transaction) à Google Analytics via le Measurement Protocol. Aucun identifiant direct tel que le nom, l'adresse e-mail ou l'adresse IP n'est transmis.

La base juridique est notre intérêt privé prépondérant à mesurer et à améliorer notre offre (art. 31 al. 1 LPD).

Vous pouvez vous opposer à la collecte à tout moment : via les paramètres de cookies de votre navigateur, avec le module complémentaire de désactivation de Google Analytics ou, pour la publicité personnalisée, sur adssettings.google.com.

Nous utilisons en outre Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlande). Clarity enregistre la manière dont les visiteurs utilisent nos pages (mouvements de souris, clics, défilement) et en tire des cartes de chaleur ainsi que des enregistrements de session anonymisés. Les saisies dans les champs de formulaire sont masquées par Clarity avant toute transmission à Microsoft ; Microsoft n'enregistre pas l'adresse IP. Le seul but est de détecter les problèmes d'utilisation du site et d'améliorer l'offre. Les enregistrements de session sont supprimés après 30 jours. La base juridique est notre intérêt privé prépondérant (art. 31 al. 1 LPD). Vous pouvez vous opposer à tout moment à l'enregistrement en bloquant le domaine clarity.ms dans votre navigateur ou en désactivant JavaScript. Vous trouverez des informations sur la protection des données chez Clarity et sur l'opposition sur clarity.microsoft.com.

Nous utilisons par ailleurs des cookies techniquement nécessaires (session, paramètre de langue, connexion partenaire). Ils sont indispensables au fonctionnement du Service.

12. Autres offres

Nous traitons en outre des données personnelles dans les contextes suivants :

• Newsletter et leads : adresse e-mail, nom et page d'origine. Pour vous informer sur Clino et pour les messages de suivi. Désinscription possible à tout moment via le lien figurant dans chaque e-mail.
• Programme de recommandation : les codes de recommandation et les crédits sont attribués au compte concerné.
• Certificat gratuit pour le personnel de nettoyage : nom, canton et adresse e-mail. Pour l'établissement du certificat. Clino est ici lui-même responsable du traitement.
• Outil CV : les saisies peuvent être transmises à DeepL SE (Cologne, UE) pour traduction automatique.
• Serveur MCP pour assistants IA (clino.ch/mcp) : Lorsqu'un assistant IA interroge notre serveur MCP, nous utilisons les données transmises (par exemple code postal, salaire horaire, heures de travail) uniquement pour calculer la réponse et ne les conservons pas. Notre journal d'utilisation enregistre, par requête, le nom de l'outil, le canton, la langue, le rôle (par exemple femme de ménage) ainsi que le nom et la version sous lesquels le logiciel de l'assistant s'identifie (par exemple «Claude»), sans adresse IP ni texte libre. Si l'adresse du serveur a été copiée sur clino.ch, elle porte une mention comme «?via=site-rechner» qui ne désigne que la page ; nous la conservons aussi, de même que le fait que la requête est passée par l'adresse du plugin ChatGPT (clino.ch/mcp/chatgpt). Pour limiter le nombre de requêtes, l'adresse IP ne reste que brièvement dans la mémoire vive du serveur. Le serveur n'a accès ni aux conversations, ni à la mémoire, ni aux fichiers de l'assistant et ne peut rien déclarer ni envoyer. Les liens figurant dans les réponses mènent à clino.ch et portent l'origine «mcp» («chatgpt-app» pour le plugin ChatGPT), parfois préremplis avec les données de la requête. Si vous vous inscrivez par un tel lien, nous enregistrons cette origine avec votre compte.
• Connexion à bexio : si vous connectez Clino à votre bexio, Clino comptabilise à votre demande chaque fiche de salaire dans votre comptabilité bexio et y joint le PDF de la fiche. Sur demande, Clino dépose aussi les documents annuels, comme le certificat de salaire, dans la boîte de réception de votre bexio. Ces PDF indiquent notamment le nom, la nationalité et le numéro AVS masqué de la personne employée ainsi que votre adresse d'employeur ; le certificat de salaire indique aussi sa date de naissance et son adresse. Dans bexio, ils sont visibles pour toutes les personnes qui ont accès à votre comptabilité, par exemple votre fiduciaire. bexio est votre propre système ; les données qui s'y trouvent sont régies par les conditions de bexio. Avec «Se connecter avec bexio», Clino reprend dans votre compte votre nom, votre adresse e-mail et des données de l'entreprise enregistrées dans bexio (par exemple nom, forme juridique, adresse, IDE). De bexio, Clino conserve uniquement vos identifiants d'utilisateur et d'entreprise bexio, le nom et la forme juridique de l'entreprise, l'adresse e-mail, les comptes choisis, les numéros des écritures créées et les clés d'accès (chiffrées). Vous pouvez déconnecter bexio à tout moment dans Clino (Paramètres) ou dans bexio ; Clino n'a alors plus accès à votre bexio.
• Accès en lecture seule pour votre fiduciaire : vous pouvez remettre à votre fiduciaire un lien personnel qui lui permet uniquement de consulter vos fiches de salaire sur clino.ch/t et de les télécharger en CSV : mois, nom de la personne employée, heures, salaire, déductions, coût employeur et référence bexio. Le numéro AVS, la date de naissance, l'adresse et les coordonnées bancaires n'y figurent pas. Clino enregistre pour cela le nom et, si vous l'indiquez, l'adresse e-mail de la fiduciaire ainsi que la date du dernier accès. Clino n'envoie pas le lien : vous le transmettez vous-même et pouvez révoquer l'accès à tout moment dans les Paramètres.

13. Analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD)

En raison du traitement des numéros AVS, une analyse d'impact relative à la protection des données conformément à l'art. 22 nLPD a été réalisée. Le résultat : le risque résiduel est faible. L'AIPD complète est consultable sur clino.ch/dsfa. L'AIPD est révisée annuellement ou en cas de modifications significatives.

14. Droit de plainte

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance compétente :

Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT)
Feldeggweg 1, 3003 Berne
www.edoeb.admin.ch

Notification des violations de données

En cas de violation de la sécurité des données susceptible d'entraîner un risque élevé pour la personnalité ou les droits fondamentaux de la personne concernée, nous agissons conformément à l'art. 24 nLPD :

• Nous notifions la violation au PFPDT dans les meilleurs délais.
• Nous informons les personnes concernées si nécessaire pour leur protection ou si le PFPDT l'exige.
• Nous documentons l'incident, les mesures prises et les décisions adoptées.

Nos processus internes garantissent que les violations de données sont détectées, évaluées et signalées dans les délais.

15. Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment. La version actuelle est toujours disponible sur cette page.