Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung ist:
Salvador Jovells
Loogartenstrasse 17
8048 Zürich, Schweiz
E-Mail: datenschutz@clino.ch

2. Welche Daten wir erheben

Im Rahmen der Diensterbringung verarbeiten wir folgende Personendaten:

Arbeitgeberdaten

• Name, Adresse, PLZ, Ort, Kanton
• E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Kontodaten (bei Zahlungsabwicklung via Stripe)

Arbeitnehmerdaten

• Name, Geburtsdatum, Nationalität
• Aufenthaltsbewilligung (Typ B, C, L etc.)
• AHV-Nummer (Personenidentifikationsnummer, deren systematische Verwendung gesetzlich eingeschränkt ist, Art. 153b ff. AHVG; wir behandeln sie wie ein besonders schützenswertes Personendatum)
• Stundenlohn, Arbeitstage, Ferienwochenanspruch
• IBAN für die Lohnzahlung, falls Sie sie eintragen oder die arbeitnehmende Person sie in ihrem Clino-Zugang hinterlegt (verschlüsselt gespeichert; vollständig nur den Haushalten angezeigt, für die sie arbeitet)
• Sprache

Lohndaten

• Brutto-/Nettolohn, Sozialabzüge (AHV, ALV, UVG, Quellensteuer)
• Arbeitsstunden pro Monat
• Ferienentschädigung, Arbeitgeberbeiträge
• Auslagen, die Arbeitnehmende für den Haushalt bezahlt haben (Betrag, Datum, Art, Notiz), und freiwillig hochgeladene Fotos oder PDFs der Quittung; Fotos werden vor dem Hochladen ohne Standortdaten neu gespeichert und nur den beiden Vertragsparteien angezeigt

3. Rollen: Arbeitgeber- und Arbeitnehmerdaten

Für die Personendaten der Arbeitnehmenden ist datenschutzrechtlich der jeweilige Arbeitgeber Verantwortlicher. Clino bearbeitet diese Daten als Auftragsbearbeiter im Sinne von Art. 9 DSG ausschliesslich auf Weisung des Arbeitgebers und zur Erbringung des Dienstes. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitnehmenden über die Bearbeitung ihrer Daten zu informieren. Für die Daten der Arbeitgeber selbst sowie der Website-Besucher ist Clino Verantwortlicher.

4. Zweck der Datenbearbeitung

• Berechnung der Lohnabrechnungen und Sozialversicherungsbeiträge
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Lohnabrechnungen und Jahresübersichten (PDF)
• Erstellung von AHV-Anmeldehilfen für kantonale Ausgleichskassen
• Abwicklung des Abonnements und der Zahlung
• Verbesserung des Dienstes und Fehlerbehebung

5. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung stützt sich auf:

• Vertragserfüllung (Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG). Zur Erbringung des vereinbarten Dienstes gegenüber dem Arbeitgeber
• Gesetzliche Arbeitgeberpflichten: die Bearbeitung der Arbeitnehmerdaten inklusive AHV-Nummer erfolgt zur Erfüllung des Arbeitsvertrags und der gesetzlichen Pflichten des Arbeitgebers (AHVG, UVG, OR), nicht auf Grundlage einer Einwilligung der Arbeitnehmenden
• Gesetzliche Pflicht: Aufbewahrungspflichten gemäss OR Art. 957–958f und DBG Art. 126 (10 Jahre für Geschäfts- und Lohnunterlagen)
• Überwiegendes privates Interesse (Art. 31 Abs. 1 DSG). Für Webanalyse, Werbemessung und die Verbesserung des Angebots (siehe Ziffer 11)

6. Umgang mit AHV-Nummern

Die AHV-Nummer ist eine Personenidentifikationsnummer, deren systematische Verwendung gesetzlich eingeschränkt ist (Art. 153b ff. AHVG). Wir behandeln sie wie ein besonders schützenswertes Personendatum und ergreifen folgende Massnahmen:

• Verschlüsselung bei der Speicherung in der Datenbank (Field-Level Encryption)
• Maskierte Anzeige in der Benutzeroberfläche (nur letzte Ziffern sichtbar)
• Zugriffskontrolle: nur der jeweilige Arbeitgeber kann die AHV-Nummern seiner Arbeitnehmer einsehen
• Keine Weitergabe an Dritte ausser an zuständige Behörden (Ausgleichskasse) auf Anweisung des Arbeitgebers
• Übertragung ausschliesslich über verschlüsselte Verbindungen (TLS)

7. Aufbewahrung und Löschung

Lohn- und Geschäftsunterlagen werden gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten 10 Jahre aufbewahrt (OR Art. 957–958f und DBG Art. 126). Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht. Kontodaten (Login) werden bei Kündigung und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Lohndaten gelöscht.

8. Auftragsbearbeiter (Sub-Prozessoren)

Wir setzen folgende Dienstleister ein:

• Supabase Inc., Datenbank-Hosting (Region: Zürich, Schweiz)
• Vercel Inc.: Webhosting und serverseitige PDF-Generierung (EU/USA)
• Stripe Payments Europe Ltd.: Zahlungsabwicklung (Irland; PCI-DSS-zertifiziert)
• Resend Inc.: Transaktions-E-Mails (USA). Übermittelt werden E-Mail-Adressen, Namen sowie, auf Veranlassung des Nutzers, Lohnabrechnungen als PDF-Anhang. Keine AHV-Nummern.
• Google Ireland Ltd.: Webanalyse und Werbung (Irland/USA; siehe Ziffer 11)
• Cloudflare Inc.: Content Delivery und DDoS-Schutz (USA/global). Verarbeitet IP-Adressen und Verbindungsdaten im Transit
• DeepL SE: automatische Übersetzung von Nutzereingaben im CV-Tool (Köln, EU)
• Microsoft Ireland Operations Ltd.: Sitzungsaufzeichnungen und Heatmaps mit Microsoft Clarity (Irland/USA; siehe Ziffer 11)

Mit allen Auftragsbearbeitern bestehen bzw. werden Auftragsbearbeitungsverträge (AVV) abgeschlossen, die den Anforderungen des nDSG entsprechen.

9. Datenübermittlung ins Ausland

Soweit Daten an Dienstleister mit Sitz ausserhalb der Schweiz übermittelt werden. Insbesondere in die USA und in die EU/Irland. , stellen wir durch geeignete Garantien gemäss Art. 16 ff. DSG (Standardvertragsklauseln, angemessenes Datenschutzniveau gemäss Länderliste des EDÖB) sicher, dass ein angemessener Datenschutz gewährleistet ist.

10. Ihre Rechte

Gemäss dem nDSG stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 25 nDSG). Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen
• Berichtigungsrecht (Art. 32 Abs. 1 nDSG). Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen
• Löschungsrecht (Art. 32 Abs. 2 lit. c nDSG). Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht
• Datenportabilität (Art. 28 nDSG). Sie können Ihre Daten in einem gängigen elektronischen Format herausverlangen
• Widerspruchsrecht (Art. 30 ff. DSG). Sie können einer bestimmten Datenbearbeitung jederzeit widersprechen, insbesondere der Bearbeitung zu Analyse- und Werbezwecken

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter datenschutz@clino.ch.

11. Cookies, Analyse und Werbung

Wir verwenden Google Analytics 4 und Google Ads Conversion-Tracking (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Dabei werden Cookies gesetzt, die eine Analyse der Nutzung unserer Website ermöglichen. Die IP-Adresse wird anonymisiert.

Für geschäftskritische Conversion-Ereignisse (erfolgreiche Registrierung, Abonnement) übermitteln wir zusätzlich serverseitig pseudonymisierte Signale (Employer-ID, Transaktionsbetrag) an Google Analytics via Measurement Protocol. Es werden dabei keine direkten Identifikatoren wie Name, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse übertragen.

Rechtsgrundlage ist unser überwiegendes privates Interesse an der Messung und Verbesserung unseres Angebots (Art. 31 Abs. 1 DSG).

Sie können der Erfassung jederzeit widersprechen: über die Cookie-Einstellungen Ihres Browsers, mit dem Google Analytics Opt-out Add-on oder, für personalisierte Werbung, unter adssettings.google.com.

Zusätzlich setzen wir Microsoft Clarity ein (Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland). Clarity zeichnet auf, wie Besucherinnen und Besucher unsere Seiten nutzen (Mausbewegungen, Klicks, Scrollen), und erstellt daraus Heatmaps und anonymisierte Sitzungsaufzeichnungen. Eingaben in Formularfeldern werden von Clarity maskiert, bevor etwas an Microsoft übertragen wird; Microsoft speichert die IP-Adresse nicht. Zweck ist ausschliesslich, Bedienprobleme auf der Website zu erkennen und das Angebot zu verbessern. Sitzungsaufzeichnungen werden nach 30 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser überwiegendes privates Interesse (Art. 31 Abs. 1 DSG). Sie können der Aufzeichnung jederzeit widersprechen, indem Sie die Domain clarity.ms in Ihrem Browser blockieren oder JavaScript deaktivieren. Informationen zum Datenschutz bei Clarity und zum Widerspruch finden Sie unter clarity.microsoft.com.

Daneben verwenden wir technisch notwendige Cookies (Session, Spracheinstellung, Partner-Login). Diese sind für den Betrieb des Dienstes erforderlich.

12. Weitere Angebote

Personendaten bearbeiten wir ausserdem in folgenden Zusammenhängen:

• Newsletter und Leads: E-Mail-Adresse, Name und Herkunftsseite. Zur Information über Clino und für Follow-up-Nachrichten. Abmeldung jederzeit über den Link in jeder E-Mail.
• Empfehlungsprogramm: Empfehlungscodes und Gutschriften werden dem jeweiligen Konto zugeordnet.
• Gratis-Zertifikat für Reinigungskräfte: Name, Kanton und E-Mail-Adresse. Zur Ausstellung des Zertifikats. Hier ist Clino selbst Verantwortlicher.
• CV-Tool: Eingaben können zur automatischen Übersetzung an DeepL SE (Köln, EU) übermittelt werden.
• MCP-Server für KI-Assistenten (clino.ch/mcp): Fragt ein KI-Assistent unseren MCP-Server ab, verwenden wir die übermittelten Angaben (etwa Postleitzahl, Stundenlohn, Arbeitsstunden) nur zur Berechnung der Antwort und speichern sie nicht. Unser Nutzungsprotokoll hält pro Abfrage den Namen des Werkzeugs, Kanton, Sprache, die Rolle (etwa Putzfrau) sowie Name und Version fest, mit denen sich die Software des Assistenten ausweist (etwa «Claude»), ohne IP-Adresse und ohne freien Text. Wurde die Serveradresse auf clino.ch kopiert, trägt sie einen Zusatz wie «?via=site-rechner», der nur die Seite nennt; auch diesen halten wir fest, ebenso ob die Abfrage über die Adresse des ChatGPT-Plugins (clino.ch/mcp/chatgpt) kam. Zur Begrenzung der Anfragen bleibt die IP-Adresse nur kurz im Arbeitsspeicher des Servers. Der Server hat keinen Zugriff auf Unterhaltungen, Gedächtnis oder Dateien des Assistenten und kann nichts anmelden oder versenden. Links in den Antworten führen zu clino.ch und tragen die Herkunft «mcp» (beim ChatGPT-Plugin «chatgpt-app»), teils mit den Angaben der Abfrage vorausgefüllt. Registrieren Sie sich über einen solchen Link, speichern wir diese Herkunft mit Ihrem Konto.
• Verbindung mit bexio: Verbinden Sie Clino mit Ihrem bexio, bucht Clino auf Ihre Veranlassung jede Lohnabrechnung in Ihre bexio-Buchhaltung und hängt das PDF der Lohnabrechnung an. Auf Wunsch legt Clino auch Jahresdokumente wie den Lohnausweis in Ihren bexio-Posteingang. Diese PDFs zeigen unter anderem Name, Nationalität und die maskierte AHV-Nummer der Angestellten sowie Ihre Adresse als Arbeitgeber; der Lohnausweis zeigt zusätzlich Geburtsdatum und Adresse der Angestellten. In bexio sehen sie alle, die Zugriff auf Ihre Buchhaltung haben, etwa Ihre Treuhand. bexio ist Ihr eigenes System; für die Daten dort gelten die Bestimmungen von bexio. Bei «Mit bexio anmelden» übernimmt Clino Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Firmenangaben aus bexio (etwa Name, Rechtsform, Adresse, UID) in Ihr Konto. Von bexio speichert Clino nur Ihre bexio-Benutzer- und Firmen-ID, Firmenname und Rechtsform, die E-Mail-Adresse, die gewählten Konten, die Nummern der erstellten Buchungen und die Zugangsschlüssel (verschlüsselt). Sie können bexio jederzeit in Clino (Einstellungen) oder in bexio trennen; danach hat Clino keinen Zugriff mehr auf Ihr bexio.
• Lesezugriff für Ihre Treuhand: Sie können Ihrer Treuhand einen persönlichen Link geben, mit dem sie Ihre Lohnabrechnungen unter clino.ch/t nur ansehen und als CSV herunterladen kann: Monat, Name der Angestellten, Stunden, Lohn, Abzüge, Arbeitgeberkosten und bexio-Referenz. AHV-Nummer, Geburtsdatum, Adresse und Bankdaten sieht sie nicht. Clino speichert dazu den Namen und, falls angegeben, die E-Mail-Adresse der Treuhand sowie den Zeitpunkt des letzten Zugriffs. Clino versendet den Link nicht; Sie geben ihn selbst weiter und können den Zugriff jederzeit in den Einstellungen widerrufen.

13. Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

Aufgrund der Bearbeitung von AHV-Nummern wurde eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemäss Art. 22 nDSG durchgeführt. Das Ergebnis: Das Restrisiko ist gering. Die vollständige DSFA ist einsehbar unter clino.ch/dsfa. Die DSFA wird jährlich oder bei wesentlichen Änderungen überprüft.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde eine Beschwerde einzureichen:

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)
Feldeggweg 1, 3003 Bern
www.edoeb.admin.ch

Meldung von Datenschutzverletzungen

Bei einer Verletzung der Datensicherheit, die voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte der betroffenen Person führt, handeln wir gemäss Art. 24 nDSG:

• Wir melden die Verletzung so rasch als möglich dem EDÖB.
• Wir informieren die betroffenen Personen, wenn es zu ihrem Schutz erforderlich ist oder der EDÖB dies verlangt.
• Wir dokumentieren den Vorfall, die ergriffenen Massnahmen und die getroffenen Entscheidungen.

Unsere internen Prozesse stellen sicher, dass Datenschutzverletzungen erkannt, bewertet und fristgerecht gemeldet werden.

15. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Die aktuelle Version ist stets auf dieser Seite abrufbar.